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ドラッカー流 時間管理術

皆さん、こんにちは‼︎
まぁ、随分と暖かくなりましたね。
暖かく……というより初夏を思わせるような陽気です。

私も日中 車で移動中、今年初めてクーラーをつけてしまいました。

昨今、心地よい春の陽気が短くなった感じがします。

昔のように穏やかに季節の移ろいには時間を掛けて欲しいものですが、
近年の変化が激しいビジネス同様、追われるがままに慌ただしく時間が過ぎ去って行く……こんな感じがしてなりません。

これも時代なのかもしれません。

季節の移ろいは地球温暖化の影響により、
如何ともし難い所はありますが、ビジネスに関しましては時間の使い方によって如何様にもなると思います。

激動の現代を生きる私達にとって、せめてビジネスぐらいはゆとりを持って臨みたいものです。

そこで今日は、「時間の使い方」の参考になるのではないか?
と思い「ドラッカー流 時間管理術」をご紹介させて頂きます。

ドラッカーは言わずと知れた経済学者・経営思想家です。

一時、高校野球漫画にも取り入れられ「もしドラ」として一世風靡をしましたので、若い方々もご存知かもしれません。

ドラッカーは【企業とは顧客の創造活動にある】
そして【マネージメントに唯一、必要な資質は真摯さである】……と端的に定義付けられています。

言わばリーダーに必要な資質は真摯さ…と言う訳です。

真摯に向き合うから、
自身の仕事もある中でも、部下の行動に対して、手を差し伸べられる…主体的になれる…一緒に考えてあげれる…怒れる…と言う事なんだろうと思います。

そのドラッカーは時間の重要性についても述べられています。

ドラッカー曰く
【成果をあげるには、仕事からスタートするのでは無く、時間からスタートする事である】……これもまた端的な答えです。

それだけ時間は大事だという事です。

森羅万象…生きとし生けるものすべて、1日は24時間です。

それをどのように使うか?によって成果は決まり、時間を自ら追っ掛ける事で、ゆとりのあるビジネスライフが創造出来るという訳です。

また、ドラッカーはこのように言われています。
「私達は仕事の時間を25%も管理下に置けていない。これは、あらゆるビジネスパーソンに共通する真実である」…と。

逆説的に言うと、時間の約80%弱は自ら追っ掛けられていない状況……管理出来ていない状況だと言う事です。

日常業務に追われたり、お客様や購買先又は上司の指示によって振り回されたり……

確かに相手主導…仕事主導から時間が使わされ、自らの主導による本来の仕事に、時間が使われていない……又は後回しになっている……そんな感じがします。

これではドラッカーの言う「顧客創造」…本来の仕事の為の時間は極めて短くなってしまっています。

従ってドラッカーは、まず「時間の使い方を精査しなければならない」と言われています。

その為には、時間の使い方を客観視し、
「生産性と業績の向上に繋がらない活動は何か?」
「非生産性で無駄な仕事は何か?」
「他の人又はパートナーで行なった方がいい仕事は何か?」
「他人を巻き込み時間を浪費させている仕事は何か?」
をピックアップする……。

これらは自ら時間を使って行う活動や業務では無いと断定されています。

また、企業活動としての「顧客の創造」…
部署としての「生産性と業績の向上」…………
この為に貴重な時間を使う訳だから、活動や業務を行う場合、常に「これは本来の仕事か?」
「本来の仕事に必要か?役立つのか?」
「本来の仕事が平準化され、やりやすくなるのか?スピードが上がるのか?」
を自問自答しなければならない……と言われています。

そして上記の問いの答えがNOならば、それらの活動や業務は雑事にすぎない……とも言われています。

上述のような観点から、まず時間の使い方を精査し、日々…週…月…の活動スケジュールを策定します。

その時、行動予定を単に策定するのでは無く、
【いつまでに、何をするのか?】……
行動では無く、時間軸から策定しなければならないと言われています。

特定の成果を上げるには、
「売上・利益の向上」「生産性の向上」…
『顧客の創造』に直結する為に必要な時間を先に確保し、その後、何をするのかを当てはめて行く……
このような手順で策定するのだそうです。

そして、「時間対行動」をきちっと記録し、その効果ヤフー成果を定期的に検証を実施する……。

これがドラッカー流 時間管理術と言う事です。

私達は日頃、業務に翻弄されバタバタしています。
しかし、その割には成果が上がっていない……こんな事はよくある話です。

ドラッカーの言う「本来の仕事」に時間を使っていない結果なのかもしれません。

約80%弱は時間管理出来ていない……よく分かる気がします。

 

全てにおいて時間管理出来る事は不可能だと思いますが、80%の内、10%でも20%でも、自ら主導の時間管理をする……本来の仕事を後回しにするのでは無く、まずその時間を割り当てる…………こんな事から始めれば如何でしょう。

それにより、個人としても今よりも成果が出るのではないでしょうか?

その結果、会社としても「顧客創造」…「業績向上」が成されれば、全体的なゆとりあるビジネスライフを構築出来ると思うのです。


売上利益顧客創造に直結した優先順位…

ラクして速く成果を挙げる⁉︎

皆さん、こんにちは‼︎
早くも3月ですね。


気候も一時の寒さは峠を越し、徐々に気温も上がり、過ごしやすくなって来たように思います。

気温が上がれば
気持ちも晴れ晴れとするのですが、
そうなると出て来るのが花粉です………

私もそんなに酷くは無いのですが花粉症ですので、この時期、辛い時があります。

これからは暫く、花粉との戦いになりそうです…………


さて、話しは変わりますが、先般、興味深いコラムを読みました。

『出世する人がやっている「ラクして速く」成果を上げる方法』というものです。

少しご紹介します……

一生懸命働いているのに、なかなか評価してもらえない…
そんな悩みや不満を抱えている人は多いのではないでしょうか?

上記の著書曰く、
「真面目にコツコツ一生懸命やる人は、いい人と褒められても評価はされない。実際に活躍しているのは、涼しい顔でサクサク仕事を進めている人。」と断言されています。

「ラクして速く」の「ラク」とは、

手抜きする…適当にする…という意味では無く、力の入れどころと抜きどころを押さえ、無駄な仕事を減らすという事だそうです。

確かに営業の場合、例えば、全ての案件を真面目に提案資料を作り、見積りをしていたのでは幾ら時間があっても足りません。

また、
「直ぐ見積りして…」
「直ぐ何か提案して…」など、
顧客担当者から便利屋的に振り回されているケースも少なくありません。

「何か提案して…」
「取り敢えず見積りして…」など、

アバウトな案件に関しては確度が低く
「ザクッとこんな感じです」と、スピーディに方向性を示してあげれば充分なのです。

時間を掛けてもダメです!

また、まだ確度の低い案件が、その1回で決まる訳は殆んどありません。

お客様は「早さ」を求められていて、
「精度」を求めている訳ではないのです。

私も東京で営業の最前線に居た頃、上記のような案件が常にありました。

そんな場合、商談の最中でも
「分かりました!ちょっと電話させてください…」と、社内外に即座に電話確認をして1分ぐらいで、「ザクッとこんな感じになります…決まりそうなら詳細に見積りをしますので、またご連絡ください…」という具合にその場でサクッと済ませていたものです。

そのレスポンスの速さにお客様も喜んで頂き、より信頼性を増した感じがします。

アバウト案件に時間を費やすより、その時間を空けて、より沢山のお客様を…より精度が高く、より予算規模の大きなお客様に…………そこを意識して営業をしていたものです。

上記で言うところの「力の入れ所と力を抜く所」です。

例えば、野球のピッチャーも最初から最後まで全力投球では身体も持ちませんし、どこかで崩れて勝つ事も出来ません。

勝てるピッチャーもまた、力の入れ所と力を抜く所を使い分けているものです。

昨今では昔に比べて「見積り」に対して「決定」する確率が低い事から、「見積りをするという業務」事態が「無駄な仕事」と位置づけ、本当に確度の高い見積りしかしない…という企業も増えて来ました。

個々に判断が出来ないとすると会社のルールとして決め事をしておくのも致し方ない事です。

これも理解できる気がします。

何故なら、様々な経費の中で、一番ウェートの高いのは人件費だからです。

通常、経費全体の約50%を占めます。

従って、スタッフ達は「顧客の創造」「売上・利益」の拡大に出来るだけ直結した活動と業務に携わってもらわなければならないのです。

毎回、提案や見積りをしても決まらなければ無意味です。

自身の問題なのか?
顧客担当者の問題か?
お客様の会社事態の立ち位置なのか?

いずれかに起因しているケースが殆んどです。

自身が問題であればスキルアップをしなければなりませんし、上司の力やチーム力でカバーをすればいいだけです。

顧客担当者が問題の場合は、決定権者とのパイプを太くする事が重要です。

会社の立ち位置が問題の場合は、どこかで「見切り」も必要になって来るかもしれません。

電車、ガソリン、高速代、飛行機、バス……電話、光熱費、事務費などなど……………これらは人が動くと付いて回る費用です。

『見切りや提案や行動』も極端に言うと、結果が出ないのであれば、やらない方が経費は掛からずに済みます。

見積りをするにせよ……提案をするにせよ……行動をするにせよ……意味を持って行う必要があるのです。

見積りも、提案も、活動も…全てが結果に結びつく訳ではありません。

結果が出なくても、「何がダメなのか?」「何故ダメだったのか?」→改善

また、見積り・営業資料などは管理をして次に活かす…

活動結果の最低限である名刺に関しても管理をして営業リストなどを作成し次に活かす…

やって結果がゼロ…また、やってゼロ……そして何も残らない………これでは掛けた経費は全て無駄となり、行なった作業も全て「属人的な無駄な作業」となってしまうのです。

少なくとも、上記のようなブラシュアップ行動をして次に活かす……

作業としてでは無く、原価意識、費用対効果を常に持って臨めば、そのような視点も見えてくるはずです。

それにより、「力の入れる所、力の抜く所」を判断し、「ラクして速く」涼しい顔して結果を出す………そのような人財に成長するのだと考えます。

チームとしての部下育成

皆さん、こんにちは‼︎

今週は少し寒さも和らいできた感じがします。

気が付けば、もう2月も残す所あと僅か……
3月になると、季節ももう少し、春へと進む事でしょう。

寒さも、もう少しの辛抱ですね。

さて…話しは変わりますが、
先般、「職場チームで取り組む新入社員の育て方」という本を読みました。

最近、本を読む事も少なかったのですが、
今一度、
新幹線の移動中を利用して、特に人財共有や育成についての実務書に目を通すようにしています。

この人財教育・育成そしてそれに伴う評価制度については、企業の根幹に関わる所でもありますので、15年程前、随分と勉強をしたものです。

15年前は、丁度、
創業事業の衰退から事業転換を視野に入れていた頃で、
それまでの創業事業のやり方・考え方では事業転換したところで絵に描いた餅になる………
まずはそれを推進して行けるようなやり方・考え方を営業を中心に教育をしなければ………

という考えから私自身も上記のように「提案営業や人財教育・育成・評価制度」を独学し、数社のコンサルタント会社と提携をして、社員の方々にも多くの時間と費用を割いて学んで頂きました。

衰退事業で結果を出せ!…
というのは無茶苦茶な話しです。

まずは次のステージに向かう為の土台…基礎知識を身に付けてもらおうと考え実施したのでした。

本来、企業の利益だけを考えると、提案営業・新規活動が出来る人を採用して、
その人を中心に進めた方が企業としては早く結果が出せるのかもしれません。

しかしそれでは、今まで頑張って来てくれた方々のモチベーションが下がり、
衰退する事業の中で結果もでず、
そのまま評価制度を実施すると、給与は上がる事はありませんし、ボーナスも出せなくなってしまいます。

従って、今まで頑張っ来た人達が次のステージに進めるようにまずは勉強をしてもらい、
新たな取り組みの中で結果を出しやすくしてあげたい……

そして、評価制度の下、給与もボーナスも今まで以上に出せるようにしてあげたい………と考えたのでした。

経営者としては前者を選択するのがベストかもしれません。
当時のメインバンクからもそのような話しもありました……。

大手企業なら間違いなく前者でしょう。

しかし、中小企業の場合、社員は家族同然……
親であれば子どもに対する1番の願いは
「親が居なくなっても、自分でメシを食べれるようになってほしい」という事ではないでしょうか?

それと同様に、私も、与えられた仕事をこなす……既存顧客からの注文をこなす……
というだけでなく、各部署の人達が自ら能動的に仕事をし、結果の出せる人にしてあげたい……
と願うのです。

大手企業からすると、遠回りの判断ではありますが、必ず理解をし、力強く推進してくれる人達が現れると信じるのです。

そしてその人達がきっと新しい取り組みを成功に導いてくれるはずです。

上記のコンサルタントの勉強は、簡単に言うと、
今までの既存顧客からの「ご用聞き営業」から
「提案営業」への転換…

何故?提案営業が必要なのか?
そして、
どのようにして提案営業を行うのか?

というHow Toと、
加えて「顧客創造・育成活動」…
これをどのようにして行うのか?………

この2つの視点に対するレクチャーが殆んどの内容でした。

私達企業人は最終目的として営業利益という結果を出さなくてはなりません。

従って結果を出す事は何より重要です。

それと同様に、その結果までの過程(プロセス)も大事です。

原則として、評価制度は、
「結果」と「過程」を評価するものです。

上になればなる程、結果を重要視し、部下に対して過程の教育・育成がなされているか?を評価し、
若ければ若い程、結果も去る事ながらその過程のPDCAを重要視して評価をします。

言わば、結果は教える事は出来ませんが、過程は教える事が出来るのです。

冒頭の「職場チームで取り組む新入社員の育て方」にも同様の事が書かれてありました。

①結果を出す為の過程(プロセス)をレクチャーする
②そのプロセスを共有・平準化する
③其々に達成可能な活動目標を設定し、まずは自ら手本を見せてから実行させる
④目標がクリアになれば少し上の目標を設定し、実行させる

そして上司のポイントとしては以下の2点です。

❶育てる側が歩み寄る
私達が若い頃は、「先輩を見て盗め」というのが主流だったように思います。

しかしそれでは属人化してしまいます。

様々な業務や活動プロセスも期待値まで出来なければ、

何故?出来ないのか?
どうすれば出来るようになるのか?

育てる側が歩み寄らなければならないとされています。

❷KPTの観点で育成を振り返る
K(keep)……上手く行った事は続ける
P(problem)……上手く行かなかった事は改善する
T(try)……これから試して見る事にチャレンジをさせる

育てる側が上記の視点に立って、KPTの考えの下、部下と一緒に考え、指示を与える……この繰り返しにより部下は成長出来るとされています。

昔のように、放っておいたのでは駄目な訳です。
また、評論に終始するだけでも部下は育ちません。

これらの事項を参考にして、部下の育成に務めて頂きたいものです。

如何に教育をし育成して行くのか?は企業永続の根幹です。

「企業は人なり」……

使い古された言葉ではありますが、昨今身に染みてわかります。

上記のような育成がチームとして成されれば、人は幾ら採用しても大丈夫でしょう。

そして、それに伴いチーム力も向上し、組織としての結果に繋がるのです。