ソウ・ホウ・レン？

皆さん、こんにちは‼

今週は半ばから気温が上がり、過ごし易い気候となりました。

春間近という感じです。

その反面、花粉症の方々には憂鬱な気候になってしまったかもしれませんが‥‥‥。

私も花粉症なものですので、その症状に悩まされる時期でもありますが、それでもやはり春先のワクワク感は気分が良いものです。

3月4月は別れ、出会い、そして新たな旅立ちの季節でもあります。

それぞれ自分達の目標、夢に向かって大いに羽ばたいて欲しいものです。

さて、話は変わりますが、先週は新入社員ビジネスマナーという事で、「好印象を与えるコツ」「感じよく正確に伝える話し方」について記述させて頂きました。

今日は、仕事における最低のルールについて記述させて頂きたいと思います。

このブログでも何度か取り上げた事がありますが、やはり「報告・連絡・相談」という事になります。

いわゆる「ホウ・レン・ソウ」と呼ばれるものです。

これは、新入社員に限らず、現役社員でも出来ていない方々が意外と多い事に驚きます。

社内において‥‥また、上司と‥‥顧客と‥‥購買先と‥‥必要な情報を共有して、仕事を円滑に効率よく確実に遂行する為、「ホウ・レン・ソウ」は不可欠なコミュニティ手段です。

新入社員や現役社員の大半は、上司の補佐が主な仕事ですので、「ホウ・レン・ソウ」そのものが重要性の高い仕事であると言っても過言ではありません。

報告と連絡‥‥‥似通った言葉の様に捉えがちですが、報告とは、過去の事実や結果を伝える事‥‥連絡とは、未来に繋がる用件を伝える事‥‥この様に区別をして認識しておけば良いかと思います。

報告については何点か、大事なポイントがありますのでご紹介します。

①催促される前に報告するのが鉄則

上司から「あの件はどうなっている？」と聞かれる前に自分から進んで報告をしなければなりません。

当然、お客様にも同様の事が言えます。

指示された仕事が完了してからの報告は当たり前として、数日を要する様な仕事の場合、途中報告をする事も大事です。

途中報告があると、「あの件はどうなっている？」と言われないと思いますし、例え言われた場合でも進捗が解っていますので、大阪弁でゆうところの「どないなってんねん」という憤りの感情ではなく、「あの件どんな感じ？」こんな具合の感情に相手はなっている筈です。

ちょっとした事で雲泥の差ですよね。

②指示を受けた人に報告をする

先輩に報告をしたから‥‥部長に報告をしたから、それで良いという事ではなく、報告は指示を出した人に伝わらなければ意味がありません。

仕事には人の流れがある事も認識しておく事が必要です。

③呼ばれたら、まず「ハイ」と返事をし、5W3Hを確認しながらメモを取る

④内容を復唱し、解からない点は質問をする

⑤仕事の優先順位と重要度を確認する

このポイントも重要です。

いくつか指示や依頼を受けた場合、どれを優先的に行うのか？の擦り合わせを事前に行う様にしてください。

それと重要度です。

優先順位と重要度は異なる場合があります。

どちらも確認する様にしましょう。

自身のやり易い、又は自身の判断で仕事を進めるのではなく、相手にとっての優先順位・重要度はどれなのか？が大事なのです。

⑥いやな報告ほど早くする

⑦結論を先に、具体的、正確に伝える

⑧報告は逐一、細かい事でもする

⑨指示された仕事は相手が納得する報告を以って完了とする

この様なポイントが、一般的に「コツ」として言われています。

確かに、コツとしてHOW  TOを覚える事は大事ですが、報告の根底には、自己中心や自己満足による自己完結ではなく、相手の立場に立って考える思いやり‥‥「ここまでしてあげたら相手は喜ぶだろう」「ここまで報告してあげた方が相手もその後の仕事がスムーズに行くだろう」という様な相手に対する気配り、目配り‥‥相手本位の思いがある事を忘れてはなりません。

この様な事が自然と出来る様になれば、HOW  TOを知らずとも、自ずと的確な報告が為される様になっている筈です。

そして相談ですが、まずは何よりも事前の相談‥‥これが仕事を進める上ではベストだと私は考えています。

指示や依頼を受けて、理解が出来ない事があった場合、誰もがその事について質問をすることでしょう。

しかし、指示や依頼された内容の理解だけを持って行動した場合、失敗を招く事が多々あります。

それを防ぐ為に事前の相談が必要なのです。

指示や依頼された内容を理解しているにも関わらず失敗をする‥‥‥‥これは一体どういう事でしょう？

例を挙げると、社内外とも、次の様な事象が、日常茶飯事の如く繰り返されています。

上司(お客様他)から指示や依頼を受ける→指示や依頼を確認し内容は100%理解出来た→従って自身で絵を描いて仕事を進める→自身で完了したと思い上司(お客様他)へ報告→上司(お客様他)から駄目出し→また一からやり直し‥‥‥‥‥‥‥‥‥その結果、自身もガックリ又は逆ギレ(折角、一生懸命やったのに‥‥)、上司(お客様他)もガッカリ又は憤慨‥‥‥‥‥‥‥‥‥。

これでは、双方の時間と労力とコストが無駄になってしまい、信頼関係も築けません。

しかし、この様な上述の事象はホントによくある話です。

では一体、何故この様な事が起こってしまうのでしょう？

答えは簡単明瞭で、指示や依頼された人のひとりよがりが原因です。

この様な事態を避ける為に、事前の相談、ヒヤリングが必要だと私は考えているのです。

指示や依頼を受けるという事は必ず相手が存在します。

そして、相手には、その指示や依頼に対する期待値(成果物)も同様に存在しているのです。

従って、指示や依頼の内容を理解するだけでは不十分で、指示や依頼の内容に加え、相手の期待値(成果物)も聞いておく必要があるのです。

しかし、上司(お客様他)が一から十まで、こと細かく指示や依頼を出し、期待値(成果物)を示してくれる人は中々いません。

期待値(成果物)を聞き出せない場合、指示や依頼の内容を理解した上で、「この様な形で進めたいと思いますが如何でしょうか？」という様に、相手の期待値(成果物)からズレていないか？の相談を着手する前に行う‥‥‥この気配り、ワンアクションが重要なのです。

ココが相談の大事なポイントなので、是非心掛けてください。

これにより、最初に相手の期待値(成果物)からズレていない事が解かりますので、その後の仕事に対して無駄はなく、円滑に仕事を進めて行く事が出来るのです。

仕事の出来る人は総じて、相手から指示や依頼を受けた時、自然と相手の期待値(成果物)を聞いているものですし、期待値(成果物)が解からなければ、方向性の擦り合わせをしてから仕事を進めているものです。

相手の期待値(成果物)が解れば、それが基準となり、それを上回る様にはどうすれば良いのか？を考えられ、ゴールへの最短方法を導く事が出来るという訳です。

報告‥‥連絡‥‥相談‥‥‥‥仕事をする全ての人間関係において潤滑油になる大事なコミュニティ手段ですね。

ただ、もう1つ、その順番も重要です。

私の経験上、上述の様に「ホウ・レン・ソウ」ではなく、「ソウ・ホウ・レン」‥‥この順番でコミュニケーションを取り仕事を進めて行く方がベターだと考えています。

事前相談を行い、期待値(成果物)や方向性を共有し、的確な報告(進捗報告を含む)をする‥‥‥そして適宜連絡‥‥この様な相互のコミュニケーションを図る事が出来れば、社内外において信頼を得る事になり、気持ちよく仕事を進められ、より円滑で効率的で且つ、正確な業務遂行が出来る様になると思います。

これから巣立つ学生の皆さん、「好印象を与えるコツ」「感じよく正確に伝える話し方」そして‥‥「ソウ・ホウ・レン」最低限これらを心掛けて仕事に臨み、自身のスキルアップを図って行けば、充実したビジネスライフになる筈ですよ。

是非、楽しんで頑張ってください！