アイゼンハワーの四角形

皆さん、こんにちは‼

この週末は一気に冷え込んだ感じですね。

それでも暖冬という事には変わりはないみたいで、先般もアパレルに携わる方と話をしていますと、冬物が全然売れないので困っているとの事でした。

これは、何もアパレルに限らず、家電メーカーにおいても同様の事が言えます。

本来なら11月頃に寒波がやってきて、そのタイミングで、アパレルや暖房器具が売れ、12月に入ると、その在庫処分からコストを下げて売り切る‥‥‥元来こんな繰り返しをしています。

しかし今年は、11月に冬物が売れず、12月に入っても中々売れず‥‥そんな中でコストだけを下げて販売しても採算が合わない‥‥‥この様な状況だそうです。

やはり、経済循環を考えると、日本にあっては、寒い時期は寒く‥‥‥暑い時期は暑くないと景気に大きく左右する感じです。

特に今後、温暖化を考えると、冬物はリスクを最小限にして臨まなくてはならない様です。

今の時代において温暖化も「予測された未来」なのかもしれません。

さて、話は変わりますが、このブログも今年は残すところ、今日と来週の2回となりました。

月日の経つのは本当に早いものです。

時間をもっと大事に‥‥有効に使わなくてはならない‥‥その様に反省をする日々です。

時間は如何なる人にも平等です。

仕事の結果も、その時間をどの様に使ったか？によって大きく違って来ます。

そこで今日は時間の使い方に関わる「タイムマネジメント」について、お話をしたいと思います。

先般、雑誌を読んでいて、非常に参考になる記事が掲載されていました。

著者は、コンサルタントの大場正彦さんという方です。

引用をさせて頂きながら、話を進めさせて頂きたいと思います。

長時間労働が称賛をされていたのは、今や昔の事です。

最近は、コンプライアンスの問題などの理由から、残業を少しでも減らそうという動きが増えています。

しかし、一方で、昔と違って、間接業務や仕事量は以前よりも増えている‥‥そんな状況ではないでしょうか？

その状況下でも私達は時間を短縮し、限られた時間内で求められる仕事の成果を発揮しなければならない訳です。

従って、これまで通りの働き方をしていたのでは途端にタイムオーバーになるのは必然です。

かといって、それを補う為に、人員を増やす‥‥でも結果に結びつかないという事になれば会社としても大きな痛手となります。

双方、そうはならない為には、以前よりも増して「タイムマネジメント」をしっかりと行う必要があると言われています。

タイムマネジメントは直訳すると時間管理という事ですが、その意味するところは、仕事の管理に他なりません。

どの仕事に時間を費やし、どの仕事を捨てるのか？又は、どの仕事の時間を削減するのか？

そして誰がその仕事を行うのか？

この様なタスクの振り分けを、中小企業の場合、限られた人数の中、各々のスキルにより

行う必要があるのです。

それらの振り分けが出来ない‥‥又は適切でないと時間を浪費する事にも繋がり、結果が出にくい状態になってしまいます。

よって、タイムマネジメントという概念は、「短時間で最大の成果を上げる為の工夫をする事」なのです。

特に管理者は、この事を常に念頭に置き、タスクの振り分けと仕事の管理をしなければならないという事になります。

では、どの様な概念でタスクを振り分けたら良いのでしょう？

よく一般的にタスクの優先順位を決める‥‥この様に言われます。

そこで参考にして頂きたいのが、「アイゼンハワーの四角形」です。

縦軸に重要度、横軸に緊急度をとり、4つに区分します。

そうしますと、「A:重要かつ緊急B:緊急だが重要ではない(重要度が低い)C:重要だが緊急ではないD:重要でも緊急でもない」の4つの箱に分けられます。

そこで、日頃の仕事を当てはめ、その優先順位を決めればよい訳です。

上述に習いますと、まずDは、排除しなければならないタスクだという事が分かります。

万が一、何も気付かず続けていたとするならば、当然ながら結果に結びつきませんし、時間の無駄使いという事になります。

管理者の方々は、まずこれをチェックする必要があります。

Aに関しましては、誰が考えても最優先順位である事に間違いがありません。

しかし、その多くの場合、「重要かつ緊急」の仕事になる前に対処出来るものだという事も認識をしておいて下さい。

そこで重要になって来るのが、BとCのタスクです。

本来、緊急だからBの方が優先順位は高いのが一般的です。

スポット的に入るお客様からの問い合わせ‥‥‥上司からの依頼‥‥‥などなど、一見、自身でコントロール出来ない様に見える様々な事象が突然舞い込んで来ます。

しかし一番怖い事は、そのやり取りしていると、何か「結果を出す仕事」をした気分になってしまっている事です。

これらは、必要な仕事かもしれませんが、「緊急度は高いが重要度が低い」為、結果には結びつきにくい仕事だという事を認識して置かなければなりません。

従って、ここで、勘違いをしては駄目な事は、その時間の使い方です。

Bの場合、優先順位は高いかもしれませんが、時間は短時間で処理をしなくてはならないという訳です。

私達には、為すべき目標が存在しています。

その目標とリンクをした時間の使い方を常に考え、行動しなくてはならないのです。

仕事の結果が出ない人は、このBの仕事に振り回されていて、結果を生み出す仕事に時間を費やしていない傾向にある様です。

また、仕事の結果が出ない人の一番の問題は、その事に気付いていない‥‥という事です。

Bの仕事を如何に無くすか？又はマニュアル化して誰にでも出来る様にするか？‥‥このBの仕事を全社的にも、個人的にも少ない時間で済む様にしなければならないのです。

Bを結果の出る仕事だと勘違いすると、緊急ではあるが、重要ではない‥‥又は重要度が低い仕事を日夜、時間を費やし行っている事になりますので、当然ながら思い描いた結果は出ない訳です。

従って、アイゼンハワーの四角形でゆうと、結果を得る為に、最も時間を費やさなければならないタスクはCだという事が分かります。

Cとは、例えば「顧客の創造活動」「改善活動(品質・業務・コストなど)「商品開発」「経営方針の具現化」「課題解決」などなど‥‥‥‥。

今は緊急ではないが、活動の肝として、結果に直結するであろう事に時間を注がなくてはならない事項ばかりです。

これらの事を怠ると、その多くは「A:重要かつ緊急」な仕事へと移行してしまうのです。

例えば、「お客様から品質のクレームがきた」‥‥重要で且つ緊急に対応をしなくてはなりません。

「売上・利益が下がった」‥‥緊急に様々な手を打たなければなりません。

それぞれ、重要で緊急になる前‥‥Cの段階で行っていれば未然に防げるモノばかりです。

伸びている会社は必ずCの重要性を管理者以下全社員が認識をし、それに多くの時間を費やしているのが分かります。

そして涼しい顔でビジネスを展開されているのです。

AとCはリンクしている‥‥‥Cを怠ればやがて、「緊急で重要度の高いA」になり、逆にCの仕事に時間を費やし、精度を高めていれば、緊急で重要度の高い仕事は少なくなるという図式です。

かくゆう私達もこの2015年、これらの時間の使い方を、嫌という程、実体験し、痛い目に遭いました。

私も含め、社員達は反省をしてくれていると思います。

そんな経験と自戒から、少しお話をします。

先週のブログで今年は円安に振り回された1年となりました‥‥と書かせて頂きました。

しかし、これも実は、想定は出来ていました。

確実にやって来る「予測された未来」で、当社として1つの課題だった訳です。

それに対応する為、2008年に成長戦略としてビジネスモデルを構築し、2010年より、Cの仕事を押し進める為に新卒を入れ、本格的に営業展開を開始しました。

また、東京営業所も移転し、人数と時間を掛けて、首都圏への営業強化も図って参りました。

そして、社内においても、そのCの重要性を何度何度も話をし、外部からの協力も得ながら推進して来ました。

いわば、2010年時においては、まだCの仕事だった訳です。

しかし、このCの仕事が2015年までに、思い描いた結果が出なかった為、今年、急激な円安に見舞われ、それまでCのハズだった仕事が、「緊急で且つ重要度の高い」Aの仕事になってしまったという実情があります。

これは、私も経営者として「もっと時間がある時に、管理者のケツを叩いてもやらせば良かった」‥‥と猛省をしているところです。

時間があった為、管理者が気付き、主体的に行動出来る様になってもらいたい‥‥‥そんな想いから、結果を出し易い様な枠組みの構築や外部への協力要請、教育に時間と金を掛け続けてしまったのです。

自身の優しさと甘さが原因で、CをAにしてしまったと後悔しています。

これは後の祭りです。

管理者の皆さんには、そうは成って欲しくはありませんので、今、余裕のある時に、Cの仕事に時間を注ぎ、そして、しっかりと結果を出して置く事が必要だと申し上げたいと思います。

加えて、もう一つ、今年は社員の出入りが激しい年でもありました。

怪我や病気などで退社を余儀なくされた方が多かったのです。

しかし‥‥‥‥‥‥‥結果という事で言うと、利益は円安という外的要因の影響でダウンしているものの、売上を見ると前年よりアップしていて、仕事の結果にさしたる影響は余りありませんでした。

これは何を意味するのでしょう！

本当に結果に直結するCの様な重要なタスクをされていたのであれば、人数が少なくなった分、誰かにしわ寄せが来たり、結果に影響が出たり、残業が増えたりするものです。

ましてや限られた人数で仕事をしている中小企業であれば尚更です。

しかし労働時間からいっても、以前より早く終わっているのが現状です。

従って、人数が少なくなっても、結果に影響を及ぼしていないし、仕事や業務の量も増えている訳ではない‥‥‥というのが分かります。

この様な現実からみると、退社された方々は、上記でいうところの、BかDの仕事に多くの時間を使っていたという事になります。

私自身が指導徹底出来なかったところ、そして管理者も指導徹底出来なかったところが一番の問題です。

Bの仕事は当然必要な場合もありますが、定義でいうと、結果に直結しない場当たり的な仕事なのです。

だから、それを行っていた人が減っても結果に左右されなかった訳です。

上述の様に、私達は身をもって「アイゼンハワーの四角形」を体験しました。

だから、声を大にして言えます。

仕事の時間の使い方は、Cに重きを置く事でAを防ぐ事にも繋がる‥‥‥場当たり的なBの仕事は最短時間で済ませる、マニュアル化する‥‥Dはしない‥‥‥これが仕事における基本的な時間の使い方の極意です。

仕事は生き物ですし、相手もある事ですので、全ては当てはまりませんが、ベースの考え方として、特に管理者の方々は認識をし、実行させる様に指導して行く事が必要だという事です。

もし、管理者も含めCの仕事を怠たり、Bの仕事に多くの時間を費やしていたとすれば、目標とはかけ離れていて、目標はお題目で終わってしまうのがオチです。

そしてまた、「一生懸命頑張っています」など、出来なかった理由を探す‥‥‥こんな事を繰り返します。

社長は勿論の事ですが、管理者にとっても「一生懸命頑張っています」は、禁句です。

何故なら、当たり前だからです。

そうではなくて、「結果を得る為に、何を一生懸命しているのか？」が問われるのです。

ＰDCAを回す‥‥‥知っている方は多いと思いますが、これを実践しなくては意味がありません。

一度立ち止まり、自分達の計画を検証する‥‥そして又、改善し、計画に向けて実行する‥‥この繰り返しです。

例えば、営業であれば、自身の出した結果‥‥‥100万稼ぐのに、どれだけの時間と仕事を積み上げたのか？

又は、どれだけの時間と仕事を積み上げて、その結果なのか？

それらが、計画から見て、見合ったものなのか？

こんな事を検証し、主体的になれれば、どこに時間の使い方の問題があるのか？が見えて来るものです。

それを出来ない理由にするのではなく、是正してCに時間を費やす様にする‥‥この時間を検証の折、少しずつでも増やす様に一生懸命頑張る‥‥これが結果にコミットした行動となるのです。

時間には限りがあります‥‥‥。

時間に流されたBの仕事をしていたのでは、結果から考えると、余りにも勿体ない感じです。

業務調べや仕事調べをしても、それらを中心で行っている人達は、具体的な内容に乏しいのが分かります。

「それだけの仕事やったら時間が余るやろ？」「他にどんな仕事を日々しているの？」→「何か分かりませんが忙しいんです」‥‥こんな感じです。

これは、BかDの仕事時間が多いからです。

タイムマネジメントの第1歩は、仕事の見える化です。

アイゼンハワーの4つの箱に自分達の行っている仕事を書き出し、それに対し、どれぐらいの時間を費やし、どんな結果を出せたのか？を見える化しましょう‼

その中で、「Bは掛けた時間の割には結果が乏しい」「Dは何で結果に直結しない仕事に時間を掛けているのだろう」「Cにやっぱり時間が掛けられていない‥‥だから結果が出ないんだ」という様に、自分達が「結果にコミットした時間の使い方」に気付かないと何事も始まらないと考えます。

アイゼンハワーの4つの箱をベースとして、会社として‥‥自身としてCの仕事とどう向き合い、どう実行するのか？‥‥これを追求する事に集中したいものです。

それを中心として、Bをどう対処するのか？

こんな順番です。

結果の出ていない会社は、Bが仕事の中心で、その余った時間でCを場当たり的に行う‥‥伸びている企業とは、間逆の時間の使い方をしているものです。

時間は無慈悲‥‥‥決して待ってくれません。

過去は過去‥‥。

終わった事は、取り戻せません。

今から‥‥これから‥‥自身としてどう行動して行くのか？に集中すれば良いのです。

1年の締め括りとして、もう一度時間の使い方を見つめ直し、来たる2016年は価値のある事に、時間を使う様にしたいものですね‼

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